内容証明郵便｜書き方・出し方・使い方

2021.11.26　更新

内容証明郵便とは、「いかなる内容の文書を、誰が誰宛てに送ったのか」を日本郵便㈱が証明してくれる制度です。「配達証明」を併せて利用することで「いつ」相手に届いたのかも証明できます。

内容証明は、法律専門家に作成を依頼する方法のほか、ご自身で作成することもできます。自分で作成したい方のために、基本事項を解説します。

書き始める前に、こちらもご参照ください⇒blog:文体と構成について

1.内容証明作成のルール

内容証明郵便には独自の作成ルールがあります。これは法律上の決まりというよりは、日本郵便㈱が定めたルールです。詳細は後掲の日本郵便㈱ﾎｰﾑﾍﾟｰｼﾞで確認してください。

①字数・行数の制限

1行の文字数、１枚の行数に制限があります

用紙の種類に制限はありません。内容証明郵便用の用紙が市販されていますが、一般的に普及しているA4用紙を使ってパソコンで作成することもできます。

②文書以外の物は同封できません

内容を証明したい文書以外の、図面や資料などは同封できません。

③使用できる文字が決まっています。

大抵の文字は使えますが、記号や括弧を使うときは文字数の制限との関係で注意する必要があります。細かなルールがありますので、詳細は後記のリンクから確認してください。

④訂正の方法も決まっています。

二重線で消し、欄外に「〇字削除、〇字加入」と記載して押印という方法が決まっています。改めて作り直せばいいので、訂正方法を気にする必要はありません。

（郵便局の窓口で訂正をする場合、ルール通りに訂正してください）

・リンク⇒日本郵便HP　内容証明の概要

・リンク⇒日本郵便HP　内容証明の利用条件

2.郵送方法

①内容証明を取り扱う郵便局は限られています。

最寄りの郵便局で内容証明を取り扱っているとは限りません。

ホームページ等で取り扱いの有無を確認しておく必要があります。

②窓口に持参するもの

a.内容文書（受取人へ送付するもの）

►文書が複数になるときはホチキスで綴じ、契印をしてください。

►文書内の押印および契印は認印で構いません。

►文書内の押印は必須ではありませんが、契印は必須です。

※送付後5年間保管されます。保管と照合の観点から、インク内蔵印（いわゆるシャチハタ）は使えません。

b.上記内容文書の謄本2通

►自分の控えと郵便局での保管用です。コピーで構いません。

※押印及び契印は、コピーの後に行ってください。

c.差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒

►住所氏名の記載は文書内の記載と完全に一致させてください。

►封筒への記載の仕方は、普通の手紙と同じです。

►局員の方の確認後、文書の封入をします。

d.差出人の印鑑

►契印漏れや訂正の可能性があるので、念のために持参します。

►内容文書に押印したものと同じ印鑑にしてください。

③郵便料金

通常の郵便料金、内容証明の加算料金、一般書留の加算料金、配達証明料金の合計が内容証明の郵送にかかる費用となります。

※送付する枚数によって金額が変わります。

※速達を希望する場合は速達料金もかかります。

A4用紙1枚の内容証明を送る場合、およそ1300円ほどになります。

内容証明と配達証明は別のサービスです。局員さんが確認してくれなかったとしても、「気が利かない」と文句を言うことはできません。配達証明を希望することは、郵便局員の方にしっかり伝えてください。

手続きが完了すると受領証が交付されます。「内容証明」「配達証明」の記載があるかを確認してください。受領証は大切に保管してください。

「電子内容証明」というサービスもありますが、使ったことがないので解説は控えさせて頂きます。

3.郵送後

①配達証明の通知

配達証明を付けると、配達後にその旨の通知がハガキで届きます（およそ1週間後）。

②再度証明

自分が保管していた控えを紛失してしまった場合、郵便局で保管している控えを閲覧することができます。

また、閲覧後に同一文書を作成し、郵便局に提出すると、以前内容証明として送付したものとの同一性を証明してもらえます（再度証明）。

上記の手続きが可能な期間は、差出しから５年間です。郵送時に交付された受領証が必要になります。

郵送後のトラブルについては

⇒blog:不在・居留守の場合

⇒blog:転居先不明のとき

⇒blog:受取拒否をされたら

4.内容証明郵便を送った方がよいケース

契約の解除・取消しをしたいとき

契約解除の意思を伝えたのに、相手が「憶えがありません、今初めて聞きました。」などと言い出し、強引に契約を継続することがあります。そんなことがないように、内容証明を使って明確な証拠を残します。

取消しの文例⇒blog:未成年者取消の文例

時効の完成を猶予させるとき

「時効の完成猶予」とは、本来なら時効が完成する期間が経過していても、時効の完成を一定期間猶予させることです。

例えば、誰かにお金を貸した場合、消滅時効が完成すると、お金を返してもらう権利が消滅します。これを阻止するために内容証明を使って相手に返済を求め、時効完成猶予の効果を発生させます。

時効の完成猶予　　　⇒blog:民法｜時効の完成を阻止する（完成猶予と更新）

時効の援用　　　　　⇒blog:民法｜時効完成を主張する（時効の援用）

時効援用通知書　　　⇒blog:内容証明郵便｜時効援用通知書

時効更新の文例　　　⇒blog:内容証明郵便｜時効更新

クーリングオフをするとき

クーリングオフ制度を利用するためには、書面により契約解除の通知をする必要があります。「書面」には一般的なハガキも含まれますが、確実な証拠を残すという意味では、内容証明がお勧めです。

クーリングオフは８日間（または20日間）の時間との勝負でもあります。内容証明を作成している時間がない場合、ハガキ等の簡易な手段で構いません。期間内に「通知」することを優先してください。

なお、改正特定商取引法の施行後は、電子メール等での通知も可能となります。

この運用が上手くいけば、クーリングオフの通知はメールがスタンダードになるかもしれません。

※令和３年11月時点の情報です。

5.内容証明郵便を送らない方がよいケース

今後もお付き合いを継続するつもりのとき

内容証明を送るということは、いわば宣戦布告です。本気のケンカが始まってしまうので、これからも仲良くしたいのであれば他の手段を検討してみてください。

相手に誠意があるとき

例えばお金を貸している場合、経済的理由で一括返済はできないものの、なんとか支払える額を月々返済してくれているのであれば、内容証明を使って相手を追い詰めるのは得策ではないかもしれません。

こちらに非があるとき

こちらに非があるならば誠心誠意謝罪をしなければなりません。内容証明を送り付けてしまうと相手の怒りをかい、穏便に済むはずだった交渉が思わぬ方向へ急変してしまうかもしれません。

6.気を付けて頂きたいこと

内容証明郵便を送ると、相手から何等かのリアクションがあるはずです。しかし、素直にこちらの言い分を聞いてくれるとは限りません。

相手がどんな反応をするか、どう対応すればいいか、不安なときは専門家に相談してください。穏便に済みそうにない場合や訴訟に発展しそうな場合、弁護士さんに相談することをお勧めします。

また、内容証明の強力な証明力は、ご自身の不利に働く場合もあります。法律的に不利な内容を、そうとは知らずに書いてしまった。感情的になり、脅迫的なことを書いてしまった。

そのようなことの無いよう、作成する文書の内容にはご注意ください。

内容証明郵便｜書き方・出し方・使い方

茨城県稲敷郡阿見町の金田一行政書士事務所