内容証明郵便｜文体と構成について

↑芥川龍之介（1892～1927）代表作：羅生門、杜子春、蜘蛛の糸、他多数（私は、「蜜柑」が好きです。）

2021.11.6　更新

法律の世界で書く文章は、文学作品の文章とは異なります。

小説家のように技巧を凝らした美文を書く必要はありません。

また、読み手による解釈の余地を残してはいけません。詩的な表現も厳禁です。

余計なことを排除し、伝えたいことを簡潔に伝えます。

1.文末表現

文末表現は、一般的に「ですます調」を使います。

そのような決まりありませんが、「～と思います」「～かもしれません」

そのような“ぼかし表現”を連発すると、自信がなさそうにみえます。

また、「～と言ったはずだ」「～しろ」といった乱暴な表現は論外です。

「ですます調で書く」と決めておけば無難に仕上がります。

2.一人称

個人なら「私」、会社なら「当社」が一般的です。

会社として作成する場合、相手がお客様であったり、こちらに非があるような場合なら、謙譲語の「弊社」でも構いません。

使い分けはビジネスマナーとほぼ同じです。

ただし、自身の考えを主張する場面なので、不必要に謙らないように注意してください。

3.二人称　

個人なら「貴殿」、会社なら「貴社」が一般的です。

「御社」は話し言葉なので使いません。

間違っても「お前」「あんた」は使わないようにしてください。

「貴様」はかつて敬意を込めた呼び方でしたが、現代ではダメです。

4.一般的な構成

①表題

②前文

③本文

④末文

⑤受取人の表示

⑥作成日

⑦差出人の表示

※⑤⑥⑦を最初にもってくる構成もあります。この構成の方が多いかもしれません。

①表題

「通知書」「催告書」「回答書」で十分ですが、もう少し具体的に「契約解除通知書」「貸金返還請求書」といった書き方でもいいです。

②前文

「私は～、～について、以下の通り通知します」といった書き出し方です。

いきなり本文に入ってもいいのですが、座りがいいので書くことが多いです。

③本文

主張の中身を整理して書きます。トラブルになっている金額、目的物、日時などは具体的に特定し、主語と述語の関係はくどいほどしっかり書きます。

本文の締めは、「到達後〇〇日以内にお支払いください（ご回答ください）」といった記載で締めることが多いです。

「〇月〇日まで」と指定する方法でもいいです。ただし、不在などで想定通りに届かないことがあります。送付日から近い日付を指定すると上手くいきません。

④末文

速やかな対応をやんわりお願いしたり、「期限までにご回答が無い場合、法的措置を～」と、少々威圧的なフレーズを入れたりします。“やんわり”か“少々威圧”かは、相手の態度・トラブルの内容を考慮して決めます。

⑤⑦差出人・受取人の表示

封筒に記載する差出人・受取人の氏名・住所と完全に一致させてください。

「○丁目○番○号」とハイフンでつなぐ「○‐○‐○」は不一致です。

基本的には個人宛てで作成します。受取人の表示は「○○ 殿」です。

会社宛てに送る場合、代表者・担当者等をできるだけ調べてください。

不明なら「●● 御中」もやむなしですが、法人の代表者なら登記事項証明書で確認できます。“貫禄からして、たぶん社長”ではなく。しっかり確認してください。権限の無い人宛てに送っても、無視をされたり、当該法人に対して法的効果が生じない恐れがあります。

⑥作成日

一番重要なのは相手に届いた日（到達した日）ですが、作成日も重要です。

郵送日と不一致でも構いません。

郵送後のトラブルについては

⇒blog:不在居留守の場合の対処法

⇒blog:転居先不明のとき

⇒blog:相手に受取拒否をされたら

5.最後に

私の場合、内容証明を作成すると、ちょと攻撃的な主張をしたり、なんか嫌味な感じになったりします。内容証明の作成依頼を頂く場合、相手に対してお怒りの場合が多いので、少々感情移入してしまうからです。

そうなるのが分かっているので、必ず一晩寝かせます。

客観的に自分の文章を読み直し、“ワルい癖” が出た箇所を修正します。

皆様も、郵送の前に一旦時間を置いて、冷静に読み直してみてください。

概要だけになりましたが、具体的な記載例が知りたい方は書籍や専門家のﾎｰﾑﾍﾟｰｼﾞなど、参考にできるものは沢山あります。ご自身の状況にぴったり合うものを探してみてください。

当ブログでも、文例をいくつか挙げていきたいと思っています。

内容証明郵便｜文体と構成

茨城県稲敷郡阿見町の金田一行政書士事務所